Mesmo que a empresa que você trabalha não se preocupe com a gestão do tempo, você mesmo pode investir nessa ferramenta para melhorar a sua produtividade pessoal. Não falta conteúdo disponível na internet. Para ajudá-lo a deixar de desperdiçar tanto tempo no trabalho, seguem algumas medidas simples, só para começar, compartilhadas pelo especialista Christian Barbosa:
· Escolha uma agenda – Parece óbvio, mas muita gente ainda não tem uma agenda para organizar as atividades. Essa ferramenta pode ser um caderno, uma agenda de papel, um aplicativo de celular ou sites como Google Calendar, Remenber The Milk e Neotriad. Não pode não ter ou esquecer de levar para o trabalho todos os dias.
· Administre a caixa de entrada de e-mails – Use a ferramenta de e-mails a seu favor, explorando todos os seus recursos, como categorização e agrupamento das mensagens recebidas, uso de filtros e de atenção diferenciada. Estabeleça também um horário para leitura, resposta e processamento dos e-mails.
· Cancele as notificações – Criados para alertar os usuários para a chegada de um e-mail ou de uma nova mensagem, os alertas de redes sociais e aplicativos de mensagens tiram a concentração do trabalho, principalmente quando não estão relacionados com ele. Portanto, vale a pena cancelar as notificações e não ficar tentado a dar uma espiadinha no celular no meio de uma tarefa importante. Outra opção é deixar o smartphone em “Modo Avião”, função disponível nos dispositivos que corta qualquer comunicação sem a necessidade de desligar o aparelho.
· Anote tudo o que tiver para fazer – Não vale usar a cabeça para lembrar o que deve ser feito, você precisa anotar na sua agenda! Toda vez que tiver de entregar um projeto, ir a uma reunião, ler um relatório ou proposta, escreva na sua agenda no dia que deve ser feito. E, quando fizer, risque! Todos os dias ao chegar ao trabalho olhe na sua agenda.
· Escolha um dia para se organizar – Mas não adianta ter a agenda e anotar tudo se você não planejar. Isso significa antecipar as coisas que precisa entregar para não ficar na última hora ou esquecer. Quanto mais você antecipar, mais sossegado vai ficar!
· Quando tiver muita coisa acumulada para fazer, separe um período do dia para começar a fazer esses atrasos – A dica é dar uma ordem numérica de tudo que deve ser feito. Comece pelas coisas mais rápidas e fáceis, depois, se estiver bastante disposto, as coisas mais difíceis e deixe as mais gostosas para fazer por último.
especial para Administrador Profissional por Loraine Caiza